Wohnungseigentümer (WEG)
Mitglied einer Eigentümergemeinschaft
- Hausgeld, Miteigentumsanteile & Rücklage im Blick
- Einladungen, Tagesordnung & Protokolle digital
- Beschlussanträge jederzeit einreichen
- Jahresabrechnung & Wirtschaftsplan als PDF
Unser Kundenportal für Eigentümer, Mieter & Beiräte
Ihr Zuhause,
digital im Blick.
Schäden melden, Abrechnungen lesen, Beschlüsse mitgestalten, Fragen sofort beantwortet bekommen – in einem Portal, das wir selbst für Sie entwickelt haben.
Kein Warten in der Telefonschleife, keine verlorene Post: Jeder Schritt Ihrer Verwaltung wird sichtbar – am Computer und auf dem Smartphone.
Rund um die Uhr
Portal & Sonja 24/7
Volle Transparenz
jeder Schritt sichtbar
Mobil wie eine App
ohne App-Store
Persönlich & sicher
Rechte je Rolle
hvkurz.de/portal
Echte Ansichten aus dem Portal – mit Musterdaten einer fiktiven Eigentümergemeinschaft.
Für wen
Ein Portal – vier Perspektiven.
Jede Rolle sieht genau das, was sie braucht. Nicht mehr, nicht weniger.
Vermietende Eigentümer
Miet- & Sondereigentumsverwaltung
- Mieter melden Anliegen selbst – Sie lesen mit
- Kostenfreigaben per Klick statt per Post
- Zahlungsübersicht, Mietausfall melden
- Alle Unterlagen zur Einheit an einem Ort
Mieterinnen & Mieter
in von uns verwalteten Objekten
- Schaden mit Foto in zwei Minuten melden
- Bearbeitungsstand live verfolgen
- Mietbescheinigung & Abrechnungen abrufen
- Mitteilungen zum Haus, Termine bestätigen
Verwaltungsbeiräte
Prüfen & freigeben – digital
- Belegprüfung mit allen Rechnungen online
- Freigaben und Rückfragen dokumentiert
- Einladungen und Abrechnungen vorab einsehen
- Eigener Beirats-Bereich im Portal
Funktionen
Was das Portal für Sie erledigt.
Sechs Bereiche, die den Alltag mit Ihrer Immobilie leichter machen – jeder mit echten Ansichten aus dem Portal.
Ihr Überblick
Alles Wichtige auf einen Blick
Das Dashboard begrüßt Sie mit dem, was gerade zählt: offene Vorgänge, neue Dokumente, die nächste Eigentümerversammlung, Ihre Einheiten mit Hausgeld – und die direkten Kontakte zu Ihrer Verwaltung und zum Hausmeister.
- Objekt, Einheiten, Hausgeld & Miteigentumsanteile
- Hinweise zu Nachzahlungen oder Guthaben aus der Abrechnung
- Wichtige Kontakte mit einem Klick erreichbar
hvkurz.de/portal
Vorgänge
Melden in zwei Minuten – und jeden Schritt mitverfolgen
Der geführte Assistent fragt nur, was wir wirklich brauchen: Art des Anliegens, kurze Beschreibung, Fotos. Danach sehen Sie den Status, wer sich kümmert und wann der Fachbetrieb kommt – ohne nachzutelefonieren.
- Foto-Upload direkt vom Smartphone
- Statusverlauf, Rückfragen & Termine im Vorgang
- Benachrichtigung bei Statusänderungen und Terminen per E-Mail
hvkurz.de/portal
Dokumente
Abrechnungen, Protokolle & Verträge – sauber abgelegt
Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Protokolle, Wartungsverträge: Alle Unterlagen liegen in klaren Ordnern und sind durchsuchbar. Neue Dokumente werden Ihnen angezeigt – nichts geht in der Post verloren.
- Einzel- und Gesamtabrechnung als PDF mit Zahlungs-QR-Code
- Wartungsverträge und Gebäudeunterlagen je Objekt
- Download jederzeit, auch Jahre später
hvkurz.de/portal
Versammlungen & Beschlüsse
Von der Einladung bis zum Protokoll – digital begleitet
Einladung und Tagesordnung erhalten Sie im Portal, Vollmachten erteilen Sie digital, bei hybriden Versammlungen nehmen Sie online teil. Und das Besondere: Beschlussanträge für die nächste ordentliche Versammlung können Sie jederzeit einreichen – auch bevor der Termin feststeht.
- Beschlussanträge mit Anlagen einreichen, Miteigentümer unterstützen mit einem Klick
- Digitale Vollmacht und Online-Teilnahme (hybrid)
- Protokoll und Beschluss-Sammlung im Archiv
hvkurz.de/portal
Sag’s Sonja
Sonja antwortet sofort – rund um die Uhr
Sonja ist unsere KI-gestützte Service-Assistentin. Sie kennt Ihr Objekt, Ihre Unterlagen und die nächsten Termine, beantwortet Fragen in Sekunden und nimmt Schadensmeldungen entgegen. Wenn es persönlich werden soll, übergibt sie an Ihren Sachbearbeiter – mit dem gesamten Verlauf.
- Antworten zu Abrechnung, Terminen, Hausordnung & Dokumenten
- Schäden melden – Sonja legt den Vorgang strukturiert an
- Jederzeit Übergabe an einen Menschen aus unserem Team
Transparenz: Sonja ist eine KI-Assistentin und ersetzt keine Rechtsberatung. Entscheidungen trifft weiterhin Ihre Verwaltung.
hvkurz.de/portal
Für Ihre Mieter
Zufriedene Mieter – weniger Rückfragen für Sie
Mieterinnen und Mieter der von uns verwalteten Objekte nutzen dasselbe Portal: Schäden melden, Termine bestätigen, Mietbescheinigung anfordern, Mitteilungen zum Haus lesen. Als Eigentümer sehen Sie, was in Ihrer Einheit passiert – ohne selbst Ansprechpartner sein zu müssen.
- Eigener Mieter-Zugang je Einheit
- Eigentümer lesen Vorgänge ihrer Einheit mit und geben Kosten frei
- Terminvorschläge und Hausmeister-Rückmeldungen inklusive
hvkurz.de/portal
Arbeitsweise & Zusammenarbeit
So läuft ein Anliegen – von der Meldung bis zur Erledigung.
Transparenz heißt für uns: Sie sehen, wer gerade woran arbeitet. Verwaltung, Fachbetriebe, Hausmeister und Beirat arbeiten im selben Vorgang – und Sie lesen mit.
- 1
Eigentümer oder Mieter
Melden
Anliegen im Portal oder bei Sonja melden – mit Foto, in wenigen Schritten. Sie erhalten sofort eine Eingangsbestätigung.
- 2
Ihre Verwaltung
Prüfen & zuordnen
Ein fester Sachbearbeiter prüft, stellt Rückfragen im Vorgang und entscheidet über das Vorgehen – bei Gemeinschaftseigentum auch mit dem Beirat.
- 3
Fachbetrieb
Beauftragen
Der Handwerker erhält eine eigene Auftragsseite mit allen Infos, meldet Annahme und Termin zurück – das sehen Sie im Vorgang.
- 4
Alle Beteiligten
Informiert bleiben
Statusänderungen, Termine und neue Dokumente lösen eine Benachrichtigung aus – immer mit Angabe des Objekts, damit Sie sofort wissen, worum es geht.
- 5
Sie
Abschließen & bewerten
Nach Erledigung bestätigen Sie den Abschluss und bewerten die Ausführung. Ihr Feedback fließt in die Auswahl der Fachbetriebe ein.
Wer arbeitet mit?
Eigentümer & MieterVerwaltungFachbetriebeHausmeisterVerwaltungsbeiratSonja (KI)
Fachbetriebe arbeiten über eine eigene Auftragsseite ohne Login: Sie sehen Auftrag, Objekt und Ansprechpartner, melden Annahme, Termin und Erledigung zurück. Der Hausmeister bestätigt Termine mit einem Klick. Der Beirat prüft Belege online. Alles landet im selben Vorgang – nichts geht zwischen E-Mails verloren.
Unsere Prinzipien
- Ein fester Ansprechpartner je Objekt – im Portal namentlich sichtbar
- Entscheidungen, Rückfragen und Termine werden im Vorgang dokumentiert
- Kosten für Eigentümer vorab transparent – Freigabe per Klick
- Digital zuerst, persönlich immer: Telefon und Termin bleiben möglich
Unterwegs
Wie eine App – ohne App-Store.
Das Portal ist für das Smartphone gebaut: Foto aufnehmen, Schaden melden, Sonja fragen, Dokument öffnen. Einmal „Zum Startbildschirm hinzufügen“ – fertig.
- Foto-Upload direkt aus der Kamera
- Schnellnavigation am unteren Rand
- Benachrichtigungen zu Vorgängen und Terminen
- Gleiche Daten wie am Computer – immer aktuell
Anleitungen
Schritt für Schritt erklärt.
Die häufigsten Wege im Portal – kurz und verständlich. Als PDF zum Ausdrucken gibt es die Kurzanleitung je Zugangsart.
- 1Sie erhalten von uns eine Einladung per E-Mail (oder ein Schreiben mit QR-Code), sobald Ihr Objekt im Portal eingerichtet ist.
- 2Link bzw. QR-Code öffnen, E-Mail-Adresse bestätigen und ein eigenes Passwort festlegen.
- 3Anmelden unter hvkurz.de/login – am Computer oder mit dem Smartphone. Alles Weitere erklärt sich auf dem Dashboard von selbst.
- 4Tipp: Auf dem Smartphone „Zum Startbildschirm hinzufügen“ – dann öffnet sich das Portal wie eine App.
- 1Unter „Vorgänge“ auf „Vorgang anlegen“ klicken (am Handy: der runde Plus-Button).
- 2Art wählen (z. B. Defekt / Schaden), kurz beschreiben, Fotos anhängen, Termin-Erreichbarkeit angeben.
- 3Absenden – Sie sehen sofort die Vorgangsnummer, den Status und wer sich kümmert.
- 4Rückfragen beantworten Sie direkt im Vorgang; über jede Änderung informieren wir Sie per E-Mail.
- 1Unter „Versammlungen“ → „Beschlussantrag einreichen / Versammlung beantragen“ wählen.
- 2Oben „Beschlussantrag für die nächste ordentliche Eigentümerversammlung“ auswählen – das geht jederzeit, auch ohne feststehenden Termin.
- 3Je Tagesordnungspunkt eine Überschrift und den Antragstext formulieren, Anlagen (Angebote, Fotos) hinzufügen.
- 4Optional für Miteigentümer sichtbar machen – diese können Ihren Antrag mit einem Klick unterstützen. Bis zur Prüfung können Sie den Antrag noch bearbeiten.
- 1„Dokumente“ öffnen – links die Kategorie wählen (Abrechnungen, Protokolle, Sonstige).
- 2Oder einfach oben suchen: z. B. „Jahresabrechnung 2025“.
- 3Mit dem Augen-Symbol in der Vorschau ansehen, mit dem Pfeil herunterladen.
- 4Neue Dokumente werden Ihnen auf dem Dashboard als „neu“ angezeigt.
- 1Oben in der Leiste auf „Sag’s Sonja“ klicken oder direkt losschreiben.
- 2Frage in eigenen Worten stellen – z. B. „Wann ist die nächste Versammlung?“ oder „Heizung bleibt kalt“.
- 3Sonja antwortet in Sekunden und legt bei Schäden auf Wunsch den Vorgang an.
- 4Mit „An Verwaltung übergeben“ landet der gesamte Chat bei Ihrem Sachbearbeiter.
- 1Zeigt Ihre Abrechnung ein Guthaben, erscheint auf dem Dashboard der Hinweis „Bankverbindung hinterlegen“ – darauf klicken.
- 2IBAN eingeben – wir prüfen die Angaben und bestätigen per E-Mail.
- 3Nachzahlungen überweisen Sie bequem per GiroCode aus der Einzelabrechnung.
Muster-Dokumente
So sehen unsere Unterlagen aus.
Einladung, Protokoll, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan – genau so, wie sie im Portal für Sie bereitliegen. Alle Beispiele stammen aus einer fiktiven Muster-Eigentümergemeinschaft.
Versammlung PDF öffnenEinladung zur Eigentümerversammlung
mit Tagesordnung & Beschlussvorschlägen · 3 Seiten
Versammlung PDF öffnenProtokoll der Eigentümerversammlung
Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse, Unterschriften · 2 Seiten
Abrechnung PDF öffnenJahresabrechnung – Einzelabrechnung
Anschreiben, Kostenanteil, § 35a-Bescheinigung · 4 Seiten
Abrechnung PDF öffnenJahresabrechnung – Gesamtabrechnung
Einnahmen/Ausgaben, Vermögensbericht · 7 Seiten
Abrechnung PDF öffnenWirtschaftsplan
Bewirtschaftungskosten, Rücklage, Einzelwirtschaftspläne · 8 Seiten
Alle Muster enthalten ausschließlich fiktive Daten („MUSTER · WEG Parkstraße 12“). Aufbau, Gliederung und Rechtsgrundlagen (§ 28 WEG, § 24 WEG, § 35a EStG) entsprechen unseren echten Dokumenten.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten in guten Händen.
Ein Portal für Eigentümer und Mieter muss vor allem eines: vertrauenswürdig sein. Darauf achten wir.
Persönlicher Zugang
Jeder Zugang ist personengebunden. Einladung nur durch uns, Passwort legen Sie selbst fest und können es jederzeit zurücksetzen.
Jeder sieht nur Seines
Rollen- und Rechtekonzept: Eigentümer sehen ihre Objekte und Einheiten, Mieter ihre Wohnung, Beiräte ihren Prüfbereich. Keine Einsicht in fremde Daten.
Verschlüsselt übertragen
Alle Daten werden verschlüsselt (HTTPS/TLS) übertragen. Ihre Dokumente sind nur nach Anmeldung und nur für die berechtigten Personen abrufbar.
Zweckgebundene Weitergabe
Fachbetriebe erhalten nur, was sie für den Auftrag brauchen (z. B. Kontaktdaten zur Terminabstimmung) – über eine eigene, zeitlich begrenzte Auftragsseite.
Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Das Portal ist Bestandteil unserer Verwaltung. Für Eigentümer und Mieter der von uns betreuten Objekte fallen keine zusätzlichen Nutzungsgebühren an.
Sobald Ihr Objekt eingerichtet ist, laden wir Sie per E-Mail oder mit einem Schreiben samt QR-Code ein. Sie bestätigen Ihre E-Mail-Adresse, legen ein Passwort fest – fertig. Noch keine Einladung erhalten? Schreiben Sie uns kurz.
Ja. Mit dem kostenlosen Musterzugang erleben Sie das Portal mit Beispieldaten – aus Sicht eines Eigentümers und aus Sicht eines Mieters. Die Zugangsdaten finden Sie direkt auf der Login-Seite.
Ja, vollständig – ohne App-Store. Fügen Sie hvkurz.de/login zum Startbildschirm hinzu, dann öffnet sich das Portal wie eine App, inklusive Foto-Upload direkt aus der Kamera.
Sonja ist unsere KI-gestützte Service-Assistentin. Sie beantwortet Fragen zu Ihrem Objekt sofort und nimmt Meldungen auf. Jederzeit können Sie den Chat an Ihren persönlichen Sachbearbeiter übergeben – dann antwortet ein Mensch aus unserem Team. Sonja ersetzt keine Rechtsberatung.
Ja. Beschlussanträge für die nächste ordentliche Eigentümerversammlung reichen Sie jederzeit ein. Wir merken sie für die Tagesordnung vor und informieren Sie, sobald Termin und Tagesordnung feststehen.
Persönlicher Zugang, verschlüsselte Übertragung, klares Rechtekonzept: Jeder sieht nur die eigenen Objekte und Unterlagen. Fachbetriebe erhalten ausschließlich die für den Auftrag nötigen Informationen. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Ja, wenn Ihre Wohnung von uns verwaltet wird. Sie melden Schäden, bestätigen Termine, fordern Mietbescheinigungen an und lesen Mitteilungen zum Haus. Ihre Vermieterin bzw. Ihr Vermieter sieht die Vorgänge zur Einheit mit.
Offenheit & Transparenz
Testen Sie unser Portal —
bevor Sie sich entscheiden.
Wir zeigen offen, wie wir arbeiten: Mit unserem kostenlosen Musterzugang erleben interessierte Eigentümer unser Kundenportal live — und sehen zugleich, wie komfortabel es für ihre Mieter ist. Ohne Registrierung, ohne Verpflichtung.
- Vorgänge melden & Bearbeitung live verfolgen
- Dokumente & Abrechnungen jederzeit digital
- KI-Assistentin „Sonja" – jederzeit erreichbar für schnelle Hilfe
- Volle Transparenz — für Eigentümer und Mieter
Demo als Eigentümer
Objektübersicht, Abrechnungen, Vorgänge & Beschlüsse — so behalten Sie den Überblick.
Demo als Mieter
Erleben Sie, wie einfach Ihre Mieter Anliegen melden und den Status verfolgen.
Kostenlos & ohne Registrierung — die Demo-Zugangsdaten finden Sie direkt auf der Login-Seite.
Noch kein Zugang?
Wir richten Ihr Portal ein – Sie legen einfach los.
Sie werden bereits von uns verwaltet? Dann fordern Sie Ihre Einladung an. Sie überlegen, zu uns zu wechseln? Das Portal ist bei jeder Verwaltung durch uns inklusive – sprechen Sie uns an.
